Denne artikel er sponsoreret af Encodify
Et godt leverandørsamarbejde ses sjældent kun på den pris, der står på fakturaen. Det viser sig i stabile leverancer, korrekte data, hurtige svar og en fælles vilje til at løse problemer, før de vokser. Når samarbejdet fungerer, bliver leverandøren en aktiv medspiller frem for blot en virksomhed, der sender varer eller materiale.
Dårligt samarbejde har ofte tydelige tegn. Frister bliver flyttet uden varsel, produktdata findes i flere udgaver, og vigtige aftaler ligger spredt i mailtråde. Det koster tid hos begge parter og kan i sidste ende ramme kunderne. Derfor bør samarbejdet bygges op omkring klare forventninger, åben kommunikation og fælles adgang til den rette information.
Fælles mål skal være tydelige
Parterne bør vide, hvad de sammen forsøger at opnå. Målet kan være færre fejl, hurtigere lanceringer, bedre lagerstyring eller mere præcise kampagner. Et mål som “bedre samarbejde” er for løst. Aftal hellere konkrete pejlemærker, eksempelvis hvor tidligt prisændringer skal varsles, eller hvor stor en andel af produktdata der skal være komplet ved levering.
Den fælles retning gør prioriteringer lettere. En leverandør kan ellers optimere sin egen levering på en måde, som flytter ekstra arbejde over til kunden. Gode aftaler tager højde for hele kæden fra bestilling og dataudveksling til markedsføring, salg og opfølgning.
Kommunikationen skal have faste rammer
Mange mails er ikke nødvendigvis tegn på god kontakt. Tværtimod kan en lang indbakke skjule, at ingen har adgang til den samlede status. Aftal, hvilken kanal der bruges til hvad, hvem der træffer beslutninger, og hvor hurtigt parterne forventes at svare.
Det hjælper også at have faste kontaktpersoner på begge sider. De skal kende aftalerne og kunne sende spørgsmål videre til den rette fagperson. Møder bør have et klart formål og ende med synlige beslutninger, ansvarlige personer og frister.
Den samme information skal være tilgængelig for alle
Produktnavne, priser, billeder, beskrivelser, certifikater og leveringsoplysninger ændrer sig løbende. Hvis indkøb arbejder i ét regneark og marketing i et andet, opstår der let fejl. Begge parter bør have adgang til den aktuelle, godkendte udgave.
Virksomheder med mange produkter og eksterne kontakter kan bruge supplier collaboration software til at samle kommunikation, produktdata, prisændringer og leverancer i en fælles arbejdsgang. Det kan også give leverandører mulighed for selv at vedligeholde relevante oplysninger. Adgangen skal afgrænses, så hver bruger kun kan se og ændre det nødvendige.
Åbenhed skaber tillid
Tillid vokser, når parterne deler vigtig information tidligt. En leverandør bør varsle kapacitetsproblemer eller kommende prisændringer, så kunden kan planlægge derefter. Kunden bør til gengæld dele realistiske prognoser, kampagneplaner og ændringer i efterspørgslen.
Åbenhed kræver, at fejl kan nævnes uden en jagt på syndere. Fokus bør ligge på årsagen og på, hvordan gentagelser undgås. Hvis en forsinkelse skyldes mangelfulde data fra kunden, skal det fremgå lige så tydeligt, som hvis leverandøren har overset en frist.
Ansvar skal placeres korrekt
Uklare grænser giver ventetid. Hvem opretter nye produkter? Hvem godkender billeder? Hvem registrerer en prisændring? Hvem reagerer ved en forsinket levering? Spørgsmålene bør besvares, før der opstår et akut behov.
En brugbar ansvarsfordeling kan beskrive:
- Hvilken aktivitet der skal udføres
- Hvem der har det endelige ansvar
- Hvilke oplysninger personen skal bruge
- Hvornår arbejdet skal være færdigt
- Hvem der skal orienteres ved afvigelser
Fordelingen bør være synlig for alle relevante medarbejdere. Personskift bliver mindre sårbare, når aftalerne ikke kun findes i hovedet på en erfaren kollega.
Uenighed skal håndteres tidligt
Selv gode samarbejder møder problemer. Kvaliteten kan falde, en pris kan ændre sig, eller en levering kan ramme forkert. Parterne bør på forhånd aftale, hvordan uenighed løftes, og hvornår ledelsen skal inddrages.
Den første samtale bør tage udgangspunkt i fakta: Hvad var aftalt, hvad skete der, og hvilke følger fik det? Derefter kan parterne beslutte en løsning og en dato for opfølgning. Lang tavshed gør som regel konflikten dyrere og sværere at løse.
Resultater skal vurderes bredt
Leverandører bliver ofte vurderet på pris og leveringstid, men de to tal viser kun noget af værdien. Kvaliteten af data, svartid, fleksibilitet, fejlprocent og bidrag til forbedringer kan være lige så vigtige.
En fælles vurdering hvert kvartal kan bygge på få, relevante målepunkter. Vurderingen skal føre til konkrete ændringer frem for endnu et regneark. Positive resultater bør også anerkendes. Anerkendelse viser, hvilken adfærd virksomheden ønsker at se mere af.
Denne artikel er sponsoreret af Encodify
Om Annoncørbetalt indhold
Annoncørbetalt indhold er et annonceformat, der er blevet til i samarbejde mellem JFMs kommercielle afdelinger og en annoncør.
JFMs uafhængige redaktionelle medarbejdere er således ikke involveret i nogen faser af udviklingen af det betalte indhold. Lige som annoncørerne ikke har nogen indflydelse på det redaktionelle indhold på JFMs nyhedssites.
Når en artikel er markeret med ’annonce’ eller ‘annoncørbetalt indhold’, betyder det, at en annoncør har betalt for artiklen og har haft indflydelse på indholdet i den konkrete artikel.
Annoncørbetalt indhold skal leve op til JFMs nyhedssites øvrige stil, tone og den generelle kvalitet, som læserne normalt forventer sig at møde.
Annoncørbetalt indhold vil altid være tydeligt afmærket med ‘Annoncørbetalt indhold’ og annoncørens navn for at gøre det tydeligt for vores læsere, at artiklen er betalt.